教务处常规业务工作规范与流程

一、注册

1、自学考试新生注册时间：每年两次，上半年5月（业余、专起本），下半年11月（助学班、业余、专起本）。具体时间由“湖北自考助学”群：261828618通知。

2、方式：通过高等教育自学考试综合业务管理系统。

3、工作流程：

（1）由班主任收齐新生二代身份证原件，并把新生资料填入注册信息模板（附件一）；

（2）由教务人员登入高等教育自学考试综合业务管理系统，导入注册信息模板，选专业，刷二代身份证验证，提交考办审核；

（3）注册信息审核成功后，由学工处组织新生照相，教务人员将新生照片交到省自考办考务科办准考证。照片要求：尺寸150×210，大小10k以内，以准考证号命名；

（4）交新生注册报告到省自考办助学科。

工作流程图：

注册报告交考办助学科

学工组织新生照相，交考办考务科

教务人员网上验证新生身份，提交考办审核

班主任收齐新生身份证，整理注册信息模板

二、信息变更

1、已注册考生信息变更、注销考籍时间：每年两次，上半年6月，下半年12月。在当次注册工作完成之后，具体时间由“湖北自考助学” 群：261828618通知。

2、方式：通过高等教育自学考试综合业务管理系统。

3、工作流程：

（1）学生写转专业或注销学籍申请，更改姓名的需提供派出所相关证明，交教务处；

（2）由教务人员登入高等教育自学考试综合业务管理系统，申请信息变更，提交考办审核；

（3）信息审核成功后，打印信息变更明细表和汇总表，学院院办盖章，交省自考办助学科。

工作流程图：

学生写转专业或注销学籍申请，交教务处

教务人员网上申请变更，提交考办审核

信息变更表交考办助学科

三、报考

1、自学考试每年3次：4月第三周的周五、六、日，7月第一周的周五、六、日，10月第三周的周五、六、日。考试报名工作比考试提前45天左右，具体时间由理工职院自考办及“武汉助学班”群：13474233通知。

2、方式：通过助学班系统。

3、工作流程：

（1）通知学工处报考时间安排及科目安排，发放报考报名表；

（2）报考截止时间前1天，回收报考报名表，录入助学班系统，导出考前45天报名数据，上交理工职院自考办（1502、0142）及市招考办（9002）。上报数据之前，用考务软件进行相关信息错误排查，保证数据准确有效；

（3）从系统打印订卷单，学院院办盖章，交理工职院自考办及市招考办；

（4）收补考费：补考费由各班主任找学生收取，58元/科。已毕业离校学生的报考，由教务处在“毕业生管理”群:161104659里通知，学工处配合。

（5）交报考费：正考费打报告交领导批复，由学院财务支付。

工作流程图：

教务人员回收报考报名表，录入报考信息

教务处通知报考时间及科目安排，发放报考报名表

上交报考数据、订卷单及报考费

收补考费，财务准备正考费

四、网络课

1、上报网络课成绩时间：每次自学考试报名之后，考试之前，具体时间由华夏大地通知。

2、方式：通过网络助学综合评价支持平台（湖北科技培训学院）。

3、工作流程：

（1）确定网络注册学习课程，制定上机课表；

（2）通知学工处让正考及报补考的学生报名学习网络课程，正考以收保证金50元/科或班主任担保的形式来保证学习质量，补考收费120元/科；其他（已毕业及业余）考生由教务处在“毕业生管理”群:161104659里通知，收费120元/科，开收费收据。

（3）统计报名数据，做选课表传华夏大地；

（4）掌握学生学习进度，督促学生尽快完成各阶段学习；

（5）学习成绩电子版及纸质版上报省自考办助学科。

工作流程图：

教务处确定网络课程，制定上机课表

收保证金及补考学习报名费

统计报名数据，做选课表

督促学生尽快完成学习及综合测评

网络学习成绩上报到考办助学科

五、沟通课平时成绩

1、上报沟通课平时成绩时间：在信息变更工作完成之后，每次自学考试统考之前。具体时间由理工职院自考办通知，或见“湖北自考助学”群：261828618通知。

2、方式：通过沟通课程考核成绩管理系统。

3、工作流程：

（1）对沟通课程组织两次测验；

（2）由班主任和任课教师对学生平时成绩进行评分，分六项：政治思想品德（5分）、到课率（5分）、课堂笔记（5分）、课后作业（5分）、第一次测验（10分）、第二次测验（10分）；

（3）平时成绩录入沟通课程考核管理系统，导出主考格式及省考格式，分别传给理工职院自考办，和上传到湖北省自学考试沟通课程成绩网络申报系统；

（4）从沟通课成绩管理系统打印纸质成绩表3份，学院院办盖章，交理工职院自考办及省自考办助学科。

工作流程图：

对沟通课程组织两次测验

班主任和任课教师对学生进行评分

平时成绩录入系统

沟通课平时成绩上交考办及职院

六、实践环节考核

1、上报实践考核成绩时间：每年两次，上半年4月，下半年10月。具体时间由理工职院自考办通知。

2、方式：通过实践环节成绩上报系统。

3、工作流程：

（1）与实践环节课程相关的专业实验室联系实验实训，老师根据学生的实验报告给出实践成绩；

（2）实践成绩录入实践环节成绩上报系统，导出传给理工职院教务处；

（3）从实践环节成绩上报系统打印纸质成绩表，学院院办盖章，交理工职院自考办。

工作流程图：

组织学生进行实验实训

实验老师给出学生成绩

实践课程成绩录入系统

实践成绩上交理工自考办

七、办毕业证

1、毕业证办理时间：每年两次，上半年5月，下半年11月。具体时间由理工职院自考办通知，或见“自考计划交流中心”群：26648990通知。（先办专科毕业证，再办本科毕业证）

2、方式：符合毕业条件的考生先在湖北省教育考试院网上注册申请，再到学校现场确认信息。

3、工作流程：

（1）通知班主任和在“毕业生管理”群:161104659通知考生，先网上注册，再准备相关材料装入档案袋：

①准考证（专科交复印件，本科交原件）

②有效期内的二代身份证复印件[正、反]面（不含临时身份证）

③二寸蓝底彩照两张

④转免考材料（计算机等级证书、英语四、六级证书复印件）

⑤独立本科段（资格认定）的考生（提供专科毕业证的复印件）

⑥更改姓名、姓名不一的，提供公安机关出具的证明材料；

（2）由班主任将考生相关材料收齐，交教务处；

（3）教务处统一整理毕业申报材料，交理工职院自考办现场审核信息；

（4）毕业证办好后，由教务处从职院领回，统计名单，交学工处发放给学生。

工作流程图：

通知班主任及离校生准备毕业申报

班主任收齐毕业申报材料交教务处

教务处统一整理申报材料交理工职院现场审核

领回毕业证由学工处发放

八、本科毕业资格认定及课程免考审核

1、本科毕业资格认定及课程免考审核时间：每年两次，上半年3-4月，下半年9-10月。具体时间由“自考计划交流中心” 群：26648990通知。

2、方式：考生先在湖北省教育考试院网上申请（3月和9月），再到学校现场确认信息（4月和10月）。

3、工作流程：

（1）通知班主任和在“毕业生管理”群:161104659通知考生先网上申请，再准备相关材料；

（2）考生到教务处进行现场确认，交资料，刷二代身份证验证：

免考审核交资料：

①身份证复印件

②计算机等级证书、英语四、六级证书复印件；

本科资格认定交资料：

①专科毕业证复印件

    （3）从系统打印确认单一式两份，学院院办盖章，一份留存，一份给学生到申办毕业证时放入档案袋。从系统打印现场确认报表，交省自考办考籍科。

工作流程图：

通知班主任及离校生准备网上申请和相关材料

学生到教务处进行现场确认

现场确认报表上交考办考籍科

九、办学位证

1、学位证办理时间：每年两次，上半年一次，下半年一次。具体时间由理工职院自考办通知。

2、学位授予的对象：自学考试本科毕业生（非往届毕业生）。

3、学位授予的条件：

（1）学位课程考试成绩（一门专业基础课、两门专业课）：自学考试学位课程平均成绩≥70分，且单科成绩不低于65分；

（2）外语水平达到学校规定的要求，并符合下列条件之一：

①学位申请者在籍学习期间，参加全省组织的成人学士学位外语考试且成绩合格（英语专业考第二外语）

②非英语专业本科生在籍学习期间参加全国大学英语四级、六级考试成绩合格

③英语专业本科生在籍学习期间参加专业英语四级、专业日语一级考试且成绩合格。

外语成绩有效期为学生在籍学习期间。

4、工作流程：

（1）通知班主任和在“毕业生管理”群:161104659通知考生准备相关申报材料：

①学位申请与审批表（A3纸正反面打印，一式两份，填写内容可以打印，也可以手工填写）

②毕业证书及毕业生登记表复印件

③身份证复印件

④四级成绩单复印件（参加学位外语考试的无此项）

⑤与毕业证书同底版照片2张（纸质照片和以身份证号码命名的同底版电子照片, 照片大小在10K以内，图像尺寸为210×150，文件名格式为“身份证号码.jpg”）

⑥湖北省成人本科毕业生申请学士学位名册（Excel电子表格形式录入）；

（2）考生将相关材料交教务处：

（3）教务处统一整理学位申报材料，交理工职院自考办；

（4）学位证办好后，由教务处从职院领回，统计名单，交学工处发放给学生。

工作流程图：

通知班主任及离校生准备学位申报材料

学生将申报材料交教务处

教务处统一整理申报材料交理工职院

领回学位证由学工处发放

十、教学安排

1、依据省考试院下发的专业计划及每学年的考试安排，确定学期开课计划，先专科段、后本科段；

2、根据开课计划，聘请兼职任课教师；

3、根据教师提供的上课时间，安排课表；

4、将课表下发给任课教师和班主任；

5、根据课表组织教学；

6、日常教学管理；

7、在学期中进行教学检查；

8、组织安排毕业设计及答辩；

9、课酬计发。

工作流程图：

课酬计发

定期教学检查

制定开课计划

日常教学管理

聘请任课教师

安排课表

组织教学